Semi Senior Office Administrator (Full Time, Texas)

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Sobre éste trabajo

¿Sos excelente creando sistemas, manteniendo las operaciones en orden y coordinando múltiples flujos de trabajo? ¿Sos proactivo/a, responsable y te sentís cómodo/a liderando tanto tareas administrativas como de coordinación con clientes? Estamos buscando un/a Semi Senior Office Administrator para trabajar full-time con uno de nuestros clientes en Texas. Vas a trabajar de manera remota durante el horario Central Standard Time (CST). ¡Aplicá hoy!

BetterPros libera el potencial profesional de las personas ofreciendo una compensación competitiva, flexibilidad, aprendizaje y crecimiento constante, y la oportunidad de trabajar de manera remota con más de 130 clientes activos en todo Estados Unidos.

Que es lo que vas a realizar

Crear, documentar y mantener SOPs, templates y workflows.
Ser responsable de todas las funciones administrativas de la firma, incluyendo agendas, reuniones y coordinación de tareas internas.
Gestionar la bandeja de entrada y redactar respuestas para el Principal.
Crear sistemas de onboarding para el equipo y consultores.
Registrar y categorizar facturas, gastos y reembolsos.
Coordinar con el CPA las cuentas por pagar y la contabilidad mensual.
Preparar resúmenes financieros mensuales y mantener los registros de vendors y calendarios de renovaciones.
Crear y gestionar el workflow de manejo de facturación junto con el CPA.
Hacer seguimiento de todas las comunicaciones de proyectos, hitos, compromisos y entregables.
Mantener actualizados los tableros de proyectos en Notion, Asana, Trello o plataformas similares.
Preparar agendas, resúmenes de reuniones y comunicaciones de seguimiento.
Mantener todos los archivos digitales de proyectos organizados y actualizados.
Gestionar de forma integral el tracking de comunicaciones con clientes y fechas límite.
Construir dashboards para horas facturables, rentabilidad, cuentas por cobrar, pipeline y timelines.
Entregar reportes semanales de KPIs y de operaciones (finanzas, deadlines, próximos pasos).
Preparar propuestas y mantener actualizados los templates.
Configurar y administrar sistemas CRM para leads, propuestas, contratos y follow-ups.
Hacer seguimiento de leads y enviar comunicaciones de seguimiento.
Coordinar onboarding del equipo, timesheets, cronogramas y PTO.
Asistir en procesos de reclutamiento de pasantes y staff.
Mantener documentación interna del equipo y acompañar los procesos de performance review.

Que es lo que necesitas saber

Experiencia comprobada en soporte administrativo, operaciones o coordinación de proyectos, idealmente en servicios profesionales, consultoría, arquitectura, ingeniería o construcción.
Fuertes habilidades organizativas y de comunicación, con capacidad para multitaskear, priorizar y cumplir deadlines de manera autónoma.
Nivel de inglés avanzado.
Gran atención al detalle y una mentalidad proactiva y orientada a soluciones.
Software (requerido): Excel, Adobe Suite.
Software (plus): Notion, Xero, Google Workspace, Adobe, sistemas CRM, Slack.

Tenemos la oportunidad, tú el talento.
¡Queremos saber de ti!

Como funciona?

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Primera entrevista

Si tu perfil coincide con una de nuestras vacantes, agendaremos una reunión de 30 minutos.

Entrevista con el cliente

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(¡No te preocupes, te acompañaremos en cada paso del camino!)

Reunión de kick-off

¡Felicidades por tu nuevo trabajo!
Estamos muy emocionados de comenzar este camino contigo.

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